企業信箱的優勢與重要性

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企業信箱的優勢與重要性

一般空間商(ISP業者)提供的虛擬主機空間,所安裝的系統介面都會附贈開立郵件帳號的功能,用戶可以挪出一部份的空間來當郵件主機使用,絕大部分剛架站的客戶都會直接使用此功能,而不會想到另外使用付費的企業信箱主機,以下說明免費的開立郵件帳號功能跟使用付費的企業信箱服務有哪些差異,以及以下是多年從業經驗,為何建議不要省下這個費用,還是另外將郵件主機與網站主機分開使用企業信箱服務的原因。

 

1.    非專業郵件主機,與網站端共用,當網站主機有異常時,信箱也會跟著不能用。
網站的主機當然主要就是拿來放網站用,雖然有提供開郵件帳號的功能,但一般來說不會去干涉各用戶怎麼使用郵件,。但因為跟網站共用同一個空間,當網站被攻擊無法開啟時,郵件當然也就跟著不能收發。

 

2.    因為虛擬主機附贈的功能服務,所以無任何工程端專人維護。
主機經過系統商劃分,會分為網站用的主機跟郵件用的主機,而虛擬主機是多人共享一台的資源,多人共用一個ip。但工程端只負責網站的開啟順暢,無專人去監控各個網站的郵件使用情形。

 

3.    別人亂寄垃圾信,同主機內的用戶也會被波及。
各家公司租用的空間就如同小套房,大家都只是一個小房客,如果同台主機有其他人郵件帳號被盜用,亂寄垃圾信,被反垃圾系聯盟封鎖該ip列為黑名單,則該ip底下的所有人都會被波及,而無法使用信箱服務,需等該ip底下經檢測表現良好,才能重新回到白名單,但這中間等待的時間無法預測,且空間商協助消除黑名單的過程,都會另行收處理費,但無管理的共用主機狀態,不一定會恢復成功。

 

4.    付費企業信箱跟附贈的郵件功能服務的差異。
主機商通常會畫分出一塊主機是專門拿來做企業信箱服務的,裡頭的所有系統都是針對郵件服務配置,有付費時才有工程人員可以定期維護設備的硬體跟軟體,例如安裝監測系統,發現有用戶帳號被盜用或是用一些管理方式避免產生IP列為黑名單的情形,而有狀況也會即時發現,即時通知,避免影響到其他用戶,如果不幸發現真的被列黑名單,在有專人管理的狀況下,也較容易恢復,且專業的企業信箱廠商,也會提供加購的備份下載服務,保障資料不遺失。

 

5.    與網站系統分開,彼此不互相影響。
製作網站購買了網址(DNS)後,可以分別設定網站跟郵件連到不同主機,使用不同主機分開管理,不互相影響,更有保障。

 

6.    郵件享有備份功能
各家收費標準不一,但可以確定的是,有管理的狀況下,系統較穩定。除了備份、定期管理甚至有提供郵件掃毒服務。(各家對細項的收費標準不一,可選擇適合的組合喔。)

 

7.    專屬的客服人員
郵件主機商都有專屬的對郵件系統了解的客服人員,可以解答各式寄發郵件問題,有問題也可即時向上反映處理。

 

郵件寄發也是一門學問與技術,小型企業通常沒有MIS人員可以架設管理主機環境,得使用虛擬主機的服務,各家ISP提供的服務系項跟收費標準不一,可多多比較,選擇適合自己的郵件服務,對於未來公司的營運擴展,也是會有相當的幫助。